6.13. Sagsbehandlingstid for besvarelse af anmodningssedler

Nogle af de indsatte som jeg talte med, klagede over at anstaltens behandling af anmodningssedler er langsommelig, og de nævnte forskellige eksempler herpå. Den ene af de indsatte foreslog at de indsatte får en kvittering når de afleverer en anmodningsseddel, og oplyste at en sådan ordning findes i Statsfængslet i Vridsløselille.

Under min afsluttende samtale med ledelsen spurgte jeg til proceduren ved modtagelse af anmodningssedler. Det blev oplyst at anstalten har indført en ny standardblanket (som tillige anvendes i Vestre Fængsel). Den er ikke udfærdiget med gennemslagspapir, og de indsatte får ikke kopi eller en kvittering for modtagelsen, men anstalten er meget opmærksom på at svare hurtigt. Anmodningssedlerne afleveres, eventuelt i lukket kuvert, til personalet der samler dem i en postbakke og senere samme dag fordeler dem til de personer som skal behandle de respektive anmodninger. Hvor lang tid der går før anmodningen bliver behandlet, afhænger af hvad den drejer sig om, og om den som skal behandle ansøgningen, er til stede. Efter anstaltens opfattelse er der ikke tale om et generelt problem med hensyn til langsommelig behandling af anmodningssedler.

Jeg har noteret mig at der efter anstaltens opfattelse ikke er tale om et generelt problem med hensyn til langsommelig behandling af anmodningssedler. Jeg anmoder dog ledelsen om at undersøge og give nærmere oplysning om den almindelige sagsbehandlingstid på de enkelte afdelinger ved indgivelse af anmodningssedler mv. Ligeledes beder jeg ledelsen oplyse om der i anstalten er en suppleantordning for de ansatte der er fraværende, og om den er velfungerende.

Jeg anmoder tillige om anstaltens skriftlige bemærkninger til ønsket fra den ene indsatte om en kvittering ved aflevering af en anmodningsseddel. Endvidere beder jeg om et eksemplar af den standardblanket som nu anvendes i anstalten.

6.17. Anmodningssedler

En af de indsatte jeg talte med under inspektionen, oplyste at det var hans indtryk at arresthusets personale ikke altid reagerer på anmodningssedler fra de indsatte medmindre anmodningssedlerne er stilet direkte til en overvagtmester.

Idet spørgsmålet ikke blev gjort til genstand for drøftelse under inspektionen, beder jeg om arresthusets bemærkninger til det den indsatte har anført.

	Indsattes ret til kvittering for aflevering til fængselspersonalet af anmodningssedler
	Af advokat Claus Bonnez, formand for Landsforeningen KRIM Senest opdateret 24. september 2011 Indsatte i fængsler og arresthuse, der ønsker at tale med socialrådgiver, præst, ledelsen, advokater, politi m. fl. har mulighed for til fængselspersonalet at indlevere en såkaldt "anmodningsseddel", som er en fortrykt formular, som udfyldes af den indsatte med oplysninger om, hvem den indsatte ønsker at komme i forbindelse med. Indsatte hævder undertiden, at anmodningssedler af fængselspersonalet ikke altid videreekspederes enten som følge af forglemmelser eller chikane. Nedenfor findes en række eksempler på klager vedrørende håndteringen af anmodningssedler fremsat af indsatte under Folketingets Ombudsmands inspektioner af fængsler og arresthuse. Ombudsmandens udtalelse under inspektionen af Arresthuset i Køge den 27. april 2010 må vel nærmest forstås således, at ombudsmanden er af den opfattelse, at de indsatte har et retskrav på at modtage kvittering for indleveringen af anmodningssedlen, idet ombudsmanden her blandt andet udtaler: "Jeg tilføjede at de indsatte havde mulighed for at bede om en kopi af de anmodningssedler som de afleverer – så de senere om nødvendigt kan dokumentere at sedlerne er afleveret, og hvornår det er sket. "

	Folketingets Ombudsmands inspektion af Anstalten ved Herstedvester den 2., 3. og 7. februar 2005 10. oktober 2005, sagsnummer 2004-4168-328 Uddrag
		6.13. Sagsbehandlingstid for besvarelse af anmodningssedler Nogle af de indsatte som jeg talte med, klagede over at anstaltens behandling af anmodningssedler er langsommelig, og de nævnte forskellige eksempler herpå. Den ene af de indsatte foreslog at de indsatte får en kvittering når de afleverer en anmodningsseddel, og oplyste at en sådan ordning findes i Statsfængslet i Vridsløselille. Under min afsluttende samtale med ledelsen spurgte jeg til proceduren ved modtagelse af anmodningssedler. Det blev oplyst at anstalten har indført en ny standardblanket (som tillige anvendes i Vestre Fængsel). Den er ikke udfærdiget med gennemslagspapir, og de indsatte får ikke kopi eller en kvittering for modtagelsen, men anstalten er meget opmærksom på at svare hurtigt. Anmodningssedlerne afleveres, eventuelt i lukket kuvert, til personalet der samler dem i en postbakke og senere samme dag fordeler dem til de personer som skal behandle de respektive anmodninger. Hvor lang tid der går før anmodningen bliver behandlet, afhænger af hvad den drejer sig om, og om den som skal behandle ansøgningen, er til stede. Efter anstaltens opfattelse er der ikke tale om et generelt problem med hensyn til langsommelig behandling af anmodningssedler. Jeg har noteret mig at der efter anstaltens opfattelse ikke er tale om et generelt problem med hensyn til langsommelig behandling af anmodningssedler. Jeg anmoder dog ledelsen om at undersøge og give nærmere oplysning om den almindelige sagsbehandlingstid på de enkelte afdelinger ved indgivelse af anmodningssedler mv. Ligeledes beder jeg ledelsen oplyse om der i anstalten er en suppleantordning for de ansatte der er fraværende, og om den er velfungerende. Jeg anmoder tillige om anstaltens skriftlige bemærkninger til ønsket fra den ene indsatte om en kvittering ved aflevering af en anmodningsseddel. Endvidere beder jeg om et eksemplar af den standardblanket som nu anvendes i anstalten.
	Inspektion af Arresthuset i Aalborg den 26. februar 2003 21. november 2003, sagsnummer 2003-0049-628 Uddrag
		6.17. Anmodningssedler En af de indsatte jeg talte med under inspektionen, oplyste at det var hans indtryk at arresthusets personale ikke altid reagerer på anmodningssedler fra de indsatte medmindre anmodningssedlerne er stilet direkte til en overvagtmester. Idet spørgsmålet ikke blev gjort til genstand for drøftelse under inspektionen, beder jeg om arresthusets bemærkninger til det den indsatte har anført.
	, Inspektion af Statsfængslet Møgelkær den 25. februar 2010 29. september 2010, sagsnummer 2010-0063-6280/TAN
		5.1.4. Anmodningssedler Under inspektionen beklagede talsmændene manglen på tilbagemeldinger på de ind-sattes skriftlige henvendelser (anmodningssedler). Ledelsen oplyste under den afsluttende samtale at der efter fast praksis holdes en samtale med den indsatte inden for 1 uge efter aflevering af en anmodningsseddel, og at den indsatte – i forbindelse med afleveringen af en anmodningsseddel – får en skriftlig kvittering. Det er vigtigt at alle anmodningssedler ekspederes hurtigst muligt. Jeg beder stats-fængslet om at oplyse om statsfængslet har en suppleantordning som sikrer at hen-vendelser som er adresseret til en ansat som er fraværende, ekspederes af en anden.
	Inspektion af Statsfængslet Møgelkær den 25. februar 2010 - Opfølgning - 2010-0063-6280/TAN Uddrag
		Ad 5.1.4. Anmodningssedler Under inspektionen beklagede talsmændene for de almindelige åbne afdelinger manglen på tilbagemeldinger på de indsattes skriftlige henvendelser (anmodningssed-ler). Ledelsen oplyste under den afsluttende samtale at der efter fast praksis holdes en samtale med den indsatte inden for en uge efter aflevering af en anmodningsseddel, og at den indsatte – i forbindelse med afleveringen af en anmodningsseddel – får en skriftlig kvittering. Da det er vigtigt at alle anmodningssedler ekspederes hurtigst muligt, bad jeg stats-fængslet om at oplyse om statsfængslet har en suppleantordning som sikrer at hen-vendelser som er adresseret til en ansat som er fraværende, ekspederes af en anden. Statsfængslet har oplyst statsfængslet ikke har en sådan ordning, men at statsfængs-let er opmærksom på problemet. Statsfængslet arbejder pt. på både at revidere den eksisterende vejledning om ekspedition af anmodningssedler og vejledningen om den interne postekspedition med henblik på at indarbejde suppleantordninger i disse vejledninger. Direktoratet har henholdt sig hertil. Jeg beder statsfængslet om at oplyse om revisionen af vejledningerne er færdig. I be-kræftende fald beder jeg om at modtage en kopi af de reviderede vejledninger.
	Inspektion af Arresthuset i Køge den 27. april 2010 16. maj 2011, sagsnummer 2010-0991-6282/PH Uddrag
		4.8. Sagsbehandling Talsmændene klagede over forskellige forhold vedrørende sagsbehandlingen i arrest-huset, herunder for lang sagsbehandlingstid. Som eksempel nævnte de bl.a. behand-lingen af anmodningssedler og telefaxer, og de fremsatte i den forbindelse ønske om at få en kvittering for telefaxer som personalet sender for dem. Da der var tale om en generel klage, foreslog jeg i mit opfølgende brev til talsmænde-ne at de drøftede den med ledelsen under det næste talsmandsmøde og ellers at klage i konkrete tilfælde. Jeg gik desuden ud fra at ledelsen ville overveje om der var behov for opstramning. Jeg tilføjede at de indsatte havde mulighed for at bede om en kopi af de anmodningssedler som de afleverer – så de senere om nødvendigt kan dokumentere at sedlerne er afleveret, og hvornår det er sket. Deres ønske om en kopi af telefaxer som personalet sender for de indsatte, videresendte jeg til arresthuset og bad om underretning om arresthusets svar til talsmændene. Af referatet af mødet med talsmændene den 7. juli 2010 fremgår det at det er indført i husordenen at de indsatte kan bede om en kopi af de anmodningssedler som de afleverer. Det fremgår endvidere at ordningen også gælder for telefax-meddelelser til advokater, men at det ikke er medtaget i husordenen. Jeg beder om at få oplyst hvorfor det ikke er medtaget i husordenen.

Folketingets Ombudsmands inspektion af Anstalten ved Herstedvester den 2., 3. og 7. februar 2005

6.13. Sagsbehandlingstid for besvarelse af anmodningssedler

Inspektion af Arresthuset i Aalborg den 26. februar 2003

6.17. Anmodningssedler